Migration von Lotus Notes auf Microsoft Office 365

Das Unternehmen Neovii Biotech GmbH stellte erfolgreich von Lotus Notes auf Microsoft Office 365 um und profitiert dank der Cloud-Lösung von mehr Performance, Flexibilität und Sicherheit.

Es ist heute häufig zu beobachten, dass Unternehmen einzelne Bereiche ausgliedern, veräußern oder zusammenfügen. Veränderung gehört zum Geschäft. Und obwohl diese Umbrüche für alle Beteiligten oft anstrengend sind, beinhaltet ein solcher Neuanfang auch eine große Chance – nämlich die, vorhandene Strukturen und Prozesse zu überdenken und gegebenenfalls nach besseren Lösungen Ausschau zu halten.

Die Neovii Biotech GmbH, ein innovatives und weltweit tätiges Unternehmen der Biotechnologiebranche, hat diese Erfahrung gemacht und wollte nach der Ausgliederung aus dem Fresenius-Konzern IT-technisch unabhängig und moderner werden. „Wir waren eine 100-prozentige Tochter der Fresenius SE und waren somit im gesamten IT-Verbund des Fresenius-Konzerns verankert, der mit Lotus Notes arbeitet“, erklärt Christian Jonatha, IT-Leiter der Neovii Biotech GmbH. „Unser Datenbestand musste daher aus Lotus Notes herausgelöst und in die Cloud-basierten Messaging- und Collaboration-Lösungen von Microsoft Office 365 migriert werden.“ Eine besondere Herausforderung des Projekts bestand darin, die Migration ohne validierungspflichtige Änderungen an den vorhandenen IT-Infrastrukturen zu vollziehen und die Daten direkt zu übertragen. Denn alles, was im Rahmen der pharmazeutischen Produktion und Zulassung oder für klinische Studien eingesetzt wird, darf nur auf validierten Systemen betrieben werden. Als Partner bei dieser Aufgabe wählte Neovii Biotech den IT-Dienstleister straight solutions mit Sitz in München, der über 10 Jahre Erfahrung hat.

Schnelligkeit dank einfacher Strukturen

„Wir haben uns vor der Auftragsvergabe natürlich auch bei größeren Systemhäusern informiert“, erinnert sich Christian Jonatha. „Uns wurden Lösungen angeboten, ohne dass man das Problem genau kannte, und uns wurde schnell klar, dass wir für unsere Anforderungen einen kleineren und schnelleren Partner brauchen. Mit straight solutions haben wir einen kompetenten, schnell und flexibel agierenden Dienstleister gefunden, der unser Projekt professionell, zügig und kompetent umgesetzt hat.“ Besonders positiv bewertet Neovii Biotech auch die Bereitschaft des straight solutions Teams, sich in neue Themengebiete und Branchenanforderungen einzuarbeiten. „Die Mitarbeiter von straight solutions haben unsere branchenspezifischen Anforderungen sofort verstanden und sich darauf eingestellt“, lobt Christian Jonatha. „Das ist für unsere zukünftigen Projekte wichtig, denn wir müssen noch weitere große Themen angehen.“

Verantwortung übernehmen schafft Vertrauen

Die Projektpläne waren von Anfang an sehr detailliert ausgearbeitet und sehr realistisch terminiert. Auch die erarbeiteten Lösungsansätze wurden transparent dargestellt und waren für das IT-Team von Neovii Biotech auf Anhieb verständlich. Bauchschmerzen allerdings bereitete Christian Jonatha die anstehende Umstellung des E-Mail-Servers; der IT-Leiter bringt es auf den Punkt: „Im Prinzip ist es bei einer Systemumstellung so, als würde man am fliegenden Flugzeug schrauben. Während unserer Arbeiten musste das normale Tagesgeschäft unbeeinträchtigt weiterlaufen, und nach dem Switch gab es kein Zurück mehr.“ Die Tatsache, dass die Mitarbeiter von straight solutions wirklich Verantwortung für das Projekt übernahmen, immer ansprechbar und bei Fragen zur Stelle waren, hat Christian Jonatha Sicherheit gegeben: „Wir konnten uns 100-prozentig auf unseren IT-Partner verlassen. Stets wurde nachgefragt, ob alles funktioniere, ob es Probleme gebe, ob man Unterstützung brauche“. Das Projekt hat sehr vom Know-how des Teams profitiert.

Mit Sicherheit fit für die Zukunft

Durch die Umstellung von Lotus Notes auf Microsoft Office 365 ist für Neovii Biotech vieles deutlich einfacher und besser geworden: „Mit der neuen Infrastruktur ist die Einbindung von mobilen Geräten sehr viel unkomplizierter, und auch die Kompatibilität mit externen Partnern ist unter Microsoft Office sehr viel leichter zu erreichen“, resümiert der IT-Leiter. Das neue System ist nun von überallher und mit einer hohen Sicherheitsstufe über das Internet zugänglich – was vorher in der Lotus-Notes-Welt wesentlich aufwändiger war. Auch die Kostenseite hat sich für das Biotech-Unternehmen positiv entwickelt. „Mit der Einführung von Microsoft Office 365 sind wir im Mailing-Bereich günstiger geworden und sind gleichzeitig deutlich performanter und erheblich moderner“, stellt Christian Jonatha fest. Mit der Entscheidung für eine Cloud-Lösung ist der IT-Leiter sehr zufrieden: „Durch die Umstellung auf die Microsoft Cloud-Lösung konnten wir unsere interne Hardware reduzieren und zugleich Performance, Flexibilität und Sicherheit hinzugewinnen.“ In den Bereichen Mailing, Homepages, VPN und Netzwerk ist Neovii Biotech inzwischen autark. Weiteren Handlungsbedarf sieht der IT-Leiter noch rund um das Thema Messaging und in der Systemoptimierung. „Herr Meyer von straight solutions hatte bereits zu Beginn unseres Projekts unser gesamtes System analysiert und uns an einigen Stellen sehr gewissenhaft mit Schwächen konfrontiert“, so Christian Jonatha. „Es gibt noch immer Optimierungspotential und somit weitere Projekte mit straight solutions.“

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